Co może być kosztem w firmie?

Co może być kosztem w firmie?

Osobiście nie znam osoby, która z własnej, nieprzymuszonej woli, chciałaby płacić podatki. Osobiście też uważam, że każdy przedsiębiorca lepiej spożytkuje pieniądze, które miałby zapłacić jako podatki, niż państwo, które je w dużej mierze po prostu zmarnuje. Dlatego nie ma co się dziwić przedsiębiorcom, którzy szukają optymalizacji podatkowych lub po prostu sami generują duże koszty. Koszty bowiem są tutaj kluczowe jeśli chodzi o podatki.

Pewnie nie raz słyszałeś jak jakiś duży przedsiębiorca kupuje samochody, nieruchomości, rozpoczyna budowy i inne tego typu rzeczy, które wymagają dużego nakładu finansowego. Ludzie zastanawiają się po co takie inwestycje temu przedsiębiorcy, skoro jego działalność nie jest z tym związana. Odpowiedź jest bardzo prosta. Przedsiębiorca wygenerował duży zysk, którego nie jest w stanie od razu „przejeść” (czytaj: wydać na to co aktualnie potrzebuje). Jak tylko pokaże zysk w firmie, to po jego część (czasami nawet lwią) swoje „łapy” wyciągnie państwo. W niektórych krajach jest tak, że państwo zabierze nawet połowę tego co zarobił przedsiębiorca. A jeśli taki przedsiębiorca postanowiłby sobie wypłacić te zyski „zatrudniając się” we własnej firmie, to może być jeszcze gorzej. We Francji kilka lat temu pracownicy zarabiający powyżej 1 miliona euro rocznie mieli oddać państwu aż 75% swoich zarobków. Gdzie tu sens i gdzie logika? Na szczęście rząd francuski dość szybko się zorientował, że taka stawka podatku zamiast przynosić większe wpływy do budżetu, przynosi coraz mniejsze (kłania się tu krzywa Laffera), i wycofał się rakiem z tego pomysłu.

Przedsiębiorcy to nie głupi ludzie, dlatego zamiast oddawać coś państwu na zmarnowanie, wolą pieniądze zatrzymać dla siebie. Najprostszym sposobem na zrobienie tego jest znalezienie kosztów, które zmniejszą podstawę opodatkowania. Innymi słowy – im więcej kosztów wykażesz, tym mniejszy zapłacisz podatek dochodowy.


Co to są koszty uzyskania przychodu?

Żeby mówić o kosztach w firmie (czyli wydatkach, które możemy zaliczyć jako koszty), warto by poznać definicję kosztu uzyskania przychodu.
Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zatem kosztami uzyskania przychodu mogą być wszystkie wydatki, które przyczyniły się do uzyskania przychodu.
Definicja ta jest dość lakoniczna, ale można z niej wywnioskować, że aby dany koszt mógł być kosztem uzyskania przychodu i tym samym zmniejszać nam podstawę opodatkowania, to pomiędzy kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. To czy taki związek przyczynowo-skutkowy istnieje decydujesz Ty jako przedsiębiorca. Na Tobie też będzie wisiał obowiązek udowodnienia jego istnienia przed urzędem w razie kontroli.


Co nie jest kosztem uzyskania przychodu?

Ta sama ustawa (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych) wskazuje wydatki, które nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Są to w szczególności:

  • nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów (z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów), a także nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych środków trwałych oraz wartości materialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części
  • ulepszenie środków trwałych, które powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych
  • odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro z dnia przekazania samochodu do używania
  • straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych
  • strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności
  • odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika
  • wydatki na spłatę pożyczek, innych zobowiązań oraz umorzenie kapitałów pozostających w związku z utworzeniem, powiększeniem lub ulepszeniem źródła przychodów
  • odsetki od własnego kapitału włożonego w źródło przychodów oraz od udziału kapitałowego wspólnika spółki niebędącej osobą prawną
  • wartość własnej pracy pracownika, jego małżonka i małoletnich dzieci
  • darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju
  • podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn
  • jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
  • koszty egzekucyjne
  • grzywny i kary pieniężne
  • wierzytelności odpisane jako przedawnione
  • odsetki za zwłokę
  • kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w ich dostarczeniu
  • wierzytelności odpisane jako nieściągalne
  • odpisy aktualizujące
  • rezerwy
  • koszty reprezentacji, w szczególności na usługi gastronomiczne
  • udzielone pożyczki
  • koszty uzyskania przychodów ze źródeł przychodów znajdujących się na obszarze terytorium RP lub za granicą, jeżeli dochody z tych źródeł nie podlegają opodatkowaniu albo są zwolnione od podatku dochodowego
  • składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe
  • koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych, w części pokrytej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
  • wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących


Co może być kosztem w firmie?

Przepisy podatkowe nie wskazują więc wydatków, które mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Wyliczają jedynie takie, które kosztami być nie mogą. Niemniej jednak jest spokojnie możemy wyszczególnić grupę wydatków, które możemy zaliczyć do kosztów. Podzieliłem je tutaj na dwie grupy: typowe koszty działalności gospodarczej czyli takie wydatki, które większość przedsiębiorców może bez żadnej obawy zaliczyć do kosztów, oraz nietypowe koszty działalności gospodarczej czyli wydatki specyficzne, których wliczenie w koszty będzie zależało od rodzaju prowadzonej działalności (i tego czy uda się udowodnić związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym kosztem, a osiąganiem przychodów, ich zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła).


Typowe koszty działalności gospodarczej

Czynsz i media - możesz do kosztów zaliczyć czynsz za najem lokali biurowych, magazynów i innych budynków. W koszty wrzucisz również opłaty za wszystkie media (energię elektryczną, wodę, gaz czy wywóz śmieci). Jeśli prowadzisz firmę w domu lub mieszkaniu również będziesz mógł część czynszu i innych opłat związanych z jego użytkowaniem wliczyć w koszty. W tym celu będziesz musiał najpierw określić jaki procent mieszkania przeznaczony jest na działalność gospodarczą, a następnie do kosztów firmowych włączyć odpowiedni procent wydatków. Pamiętaj jednak, że za taki lokal należy zapłacić wyższy podatek od nieruchomości.

Abonament na telefon stacjonarny i internet – jeśli prowadzisz firmę poza miejscem zamieszkania to bez problemu wrzucisz w koszty rachunki za telefon stacjonarny i internet. Z kolei jeśli używasz telefonu stacjonarnego i internetu stacjonarnego (kablowego) w domu, to urzędnicy mogą kwestionować taki wydatek (uznają, że możesz korzystać z telefonu i internetu do celów prywatnych). W przypadku telefonu stacjonarnego można ująć w kosztach firmowych odpowiednią część opłat za rozmowy związane z działalnością – podstawą jest billing.

Abonament za telefon komórkowy - wydatki na rozmowy telefoniczne typu prepaid mogą stanowić koszty firmowe – wystarczy uzyskać fakturę od sprzedawcy doładowania. Jeżeli natomiast umowa abonamentu jest zawarta „na firmę” to całą kwotę można włączyć do kosztów działalności.

Meble biurowe – zakupy mebli biurowych nie wzbudzają najczęściej wątpliwości użytkowników. Pamiętaj jednak, żeby zachować umiar. Drogi mebel może zostać bowiem uznany za urzędnika za koszt reprezentacyjny, a tych jak wiemy nie można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Akcesoria biurowe – wszystko co jest potrzebne do prowadzenia biura – artykuły biurowe (papier, długopisy, segregatory, tusze do drukarki itp.) – możesz wliczyć w koszty. Pamiętaj również, żeby i tu nie przesadzić. Drogie pióro urzędnik może bowiem zaliczyć do kosztów reprezentacji.

Remont biura – w koszty możesz wrzucić wydatki zarówno za usługi wykończeniowe, jak i materiały. Dotyczy to również sytuacji, w której przedsiębiorca mieszka i prowadzi firmę w tym samym miejscu. W takiej sytuacji w kosztach uzyskania przychodów dopuszczalne jest ujęcie tylko tych wydatków, które związane są z odpowiednim pomieszczeniem (pomieszczeniami) przeznaczonymi na cele firmowe.

Środki trwałe - wszystkie urządzenia, maszyny, budynki, samochody, komputery i inne przedmioty, które będziesz wykorzystywał w prowadzeniu swojej działalności gospodarczej dłużej niż rok.

Materiały i towary - koszty zakupu materiałów, z których będziesz tworzył swoje produkty, a także towary, którymi będziesz handlował.

Wartości niematerialne i prawne - pod tą kategorią kryją się m.in. licencje (np. oprogramowanie komputerowe), autorskie prawa majątkowe, prawa do wynalazków, patentów, wzorów użytkowych, znaków towarowych. Wartości te muszą służyć Twojej firmie dłużej niż rok i oczywiście, muszą być przez Ciebie wykorzystywane na potrzeby jej prowadzenia.

Elektronika – telefony, drukarki, skanery spokojnie możesz zaliczyć do kosztów firmy.

Wydatki na reklamę - koszty poniesione na działalność reklamową i marketingową firmy jak najbardziej możesz wrzucić w koszty prowadzenia firmy. Są tutaj wszelkie koszty związane z logotypami i wizytówkami, stroną www, reklamą w internecie, prasie, telewizji i radio, a także wydatki na public relations.

Składki ZUS - mogą być wrzucone w koszty uzyskania przychodu jeśli zostały opłacone. Składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorca zaliczy do kosztów dopiero w miesiącu ich faktycznego opłacenia.

Podróże służbowe – jako przedsiębiorca w podróży służbowej nie możesz rozliczać kosztów wyżywienia na podstawie rachunków lub faktur VAT. Do kosztów firmowych może włączyć kwoty diet o wysokości zdefiniowanej w Kodeksie Pracy. Obecnie stawka diety za jeden dzień delegacji krajowej wynosi 30 zł. W przypadku delegacji zagranicznych, stawka zmienia się w zależności od kraju. Za to na podstawie faktur i rachunków można włączać wydatki na noclegi. Wliczać do kosztów możesz również wydatki związane z transportem (np. bilety samolotowe, pociągowe).

Outsourcing - koszty związane z usługami zewnętrznymi takimi jak usługi księgowe czy prawne, będzie mógł być wrzucony w koszty działalności gospodarczej, o ile będziesz mógł udowodnić jego związek z osiąganymi przychodami lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Koszty związane z założeniem działalności gospodarczej i koszty urzędowe - do kosztów możesz zaliczyć wydatki związane z rejestracją firmy, opłatami skarbowymi, poradami prawnymi, czy związane z wyrobieniem pieczątek.

Wynagrodzenie pracowników - do kosztów możesz zaliczyć również wynagrodzenia wypłacane pracownikom, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczeń społecznych. Można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu, za który były należne.

Koszty rachunków bankowych – wydatki związane z prowadzeniem rachunku bankowego oraz koszty przelewów możesz wliczyć w koszty firmy.


Nietypowe koszty działalności gospodarczej

Koszty kredytów - w koszty firmy możesz wliczyć odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek, o ile pieniądze z tych pożyczek i kredytów zostały przeznaczone na firmę.

Polisa ubezpieczeniowa - ma ona zabezpieczyć źródła przychodów firmy, więc może być wliczona w koszty, pod warunkiem, że obejmować ona będzie składniki firmy, np. samochody czy budynki.

Jedzenie i alkohol - najprościej mówiąc wydatków z jedzeniem czy alkoholem nie możesz zaliczyć do kosztów firmy, chyba że np. prowadzisz sklep w którym sprzedajesz jedzenie lub alkohol (wtedy jest to traktowane jako zakup towaru). Do kosztów możesz zaliczyć także poczęstunek dla swoich klientów, taki jak kawa, herbata, czy ciastka oraz zakup herbaty i kawy dla swoich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

Ubrania - ubrania firmowe, takie jak odzież ochronna, czy uniformy dla pracowników jak najbardziej mogą być wliczone w koszty firmy. Do kosztów możesz wliczyć nawet garnitur, czy sukienkę, jeśli tylko będą opatrzone logo firmy, a osoba, która będzie je nosić, będzie miała na co dzień spotkania z klientami – ubrania będą pełniły wówczas funkcję reklamową i będą mogły być wliczone w koszty.

Okulary dla pracowników - w pracy przy komputerze okulary są niemal niezbędne. Jako koszt firmowy można zaliczyć je wówczas, gdy są to okulary dla pracowników, którzy spędzają przynajmniej połowę swojego czasu pracy przy komputerze.

Książki, szkolenia, warsztaty, studia podyplomowe i konferencje naukowe - o ile są związane są bezpośrednio z prowadzoną przez Ciebie działalnością, to jak najbardziej możesz je wliczyć w koszty firmy. Pamiętaj jednak jeżeli tematyka danego szkolenia jest inna to trzeba liczyć się z tym, że urzędnicy zakwestionują taki koszt, uznając że jego cel to rozwój prywatny.

Rower, skuter lub motor - jeżeli Twoim środkiem transportu, dzięki któremu będziesz prowadził interesy, ma być rower, skuter, czy motor – też możesz wliczyć go w koszty prowadzenia firmy.


Dokumentacja kosztów uzyskania przychodów

Pamiętaj, że koszty uzyskania przychodów muszą być należycie udokumentowane. Zgodnie z przepisami tam określonymi, dokumentami, które mogą udowadniać poniesienie wydatków firmowych to:

  • faktury VAT
  • faktury VAT RR
  • faktury VAT MP
  • dokumenty celne
  • rachunki
  • faktury korygujące i noty korygujące
  • dzienne zestawienia dowodów sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem
  • noty księgowe
  • dowody przesunięć
  • dowody opłat pocztowych i bankowych
  • inne dowody opłat w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat
  • dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron operacji, datę wystawienia dowodu i datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość i liczbowe określenie, a także podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

W niektórych przypadkach przedsiębiorca może sam udokumentować wydatek firmowy - w tym celu wykorzystuje się tzw. dowody wewnętrzne. Dowody wewnętrzne muszą być opatrzone w datę oraz podpisy osób, które dokonały tego wydatku oraz muszą określać nazwę, ilość, cenę jednostkową oraz wartość towaru, albo gdy nie dotyczą towaru - muszą określać przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztów.

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
  • zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych, o ile przerób polega na kiszeniu produktów
  • roślinnych, przetwórstwie mleka, albo na uboju zwierząt i ich obróbce
  • zakupu surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów
  • wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika
  • zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
  • kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących
  • zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali niezależnych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
  • wydatków związanych z opłatami z czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele
  • opłat uiszczanych znakami opłaty skarbowej oraz opłat sądowych i notarialnych
  • wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych - podstawą wystawienia dokumentu wewnętrznego będzie bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu

Komentarze

    Dodaj komentarz

    SKONTAKTUJ SIĘ ZE MNĄ

    Zaloguj się

    Lub    

    lub

    Utwórz konto

    lub

    Forgot your details?

    Zaakceptuj regulamin i wszystkie zgody aby się zalogować.